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ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA INTRODUÇÃO AO MÉTODO ABC (Activity-Based Costing)


 

RESUMO

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Entende-se por legalidade que a Administração pública está subordinada à Lei, não tendo liberdade nem vontade pessoal. Devendo ser pautada na legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Tendo em vista que a eficiência é o princípio da boa gestão e a publicidade é a garantia do controle da gestão administrativa pela sociedade. No contexto público, junto ao processo de identificação e apropriação do custo ao objeto que está sendo produzido, a literatura atual traz métodos de custeio, onde se dará o enfoque ao método ABC, O método ABC (Activity-Based Costing) é uma abordagem de custeio que atribui custos a produtos e serviços com base nas atividades que os geram. Na administração pública, esse método permite uma melhor compreensão dos custos reais associados a diferentes serviços e programas, facilitando a tomada de decisões mais informadas sobre alocação de recursos e eficiência operacional. Ao identificar e analisar as atividades, os gestores podem otimizar processos e melhorar a prestação de serviços à população, por ser considerado por vários autores como o mais eficaz e viável deles.

 

 Palavras – chave: Planejamento estratégico. Gestão. Setor Público.

  ABSTRACT

 Legality is understood to mean that public administration is subordinated to the Law, having no freedom or personal will. It must be based on legality, impersonality, morality, publicity and efficiency. Considering that efficiency is the principle of good management and advertising is the guarantee of control of administrative management by society. In the public context, along with the process of identifying and appropriating the cost to the object being produced, current literature presents costing methods, where the focus will be on the ABC method. The ABC method (Activity-Based Costing) is an approach to costing that assigns costs to products and services based on the activities that generate them. In public administration, this method allows for a better understanding of the real costs associated with different services and programs, facilitating more informed decision-making about resource allocation and operational efficiency. By identifying and analyzing activities, managers can optimize processes and improve the provision of services to the population, as it is considered by several authors to be the most effective and viable of them.

 

Keywords: Strategic planning. Management. Public sector.

 

ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

 INTRODUÇÃO AO MÉTODO ABC (Activity-Based Costing)

 

SILVA, Elisete Aparecida da

INTRODUÇÃO

 

Nos clássicos da política, expoentes do contratualismo moderno, Hobbes, Locke e Rousseau, jusnaturalistas cujos fundamentos estão guiados pela razão abstrata – o ponto em comum é o conceito de sociedade civil como sinônimo de sociedade política contraposta ao estado de natureza, em que o Estado é a instância que preserva a organização da sociedade, a partir de um contrato social –, diferem quanto à concepção de ‘contrato social’ que funda o Estado.

Hobbes atribuiu ao Estado poder absoluto de controlar os membros da sociedade, os quais lhe entregariam sua liberdade e se tornariam voluntariamente seus ‘súditos’ para acabar com a guerra de todos contra todos e para garantir a segurança e a posse da propriedade.

Locke limitou o poder do Estado à garantia dos direitos naturais à vida, à liberdade e, principalmente, à propriedade. O ‘povo’ – que, para Locke, era a sociedade dos proprietários – mantém o controle sobre o poder supremo civil, que é o legislativo, no sentido de que este cumpra o dever que lhe foi confiado: a defesa e a garantia da propriedade.

Em toda a obra de Rousseau – O Contrato Social – perpassa a ideia do poder pertencente ao povo e/ou sob seu controle. O autor defendeu o governo republicano com legitimidade e sob controle do povo; considerava necessária uma grande vigilância em relação ao executivo, por sua tendência a agir contra a autoridade soberana (povo, vontade geral).  

As transformações, incertezas e fortes pressões no contexto político-econômico afetam diretamente as organizações obrigando-as a manter-se em um contínuo processo de alerta, adaptação e ajuste, caso queiram manter-se sustentáveis. Como afirmava a teoria de Charles Darwin, as espécies que conseguem manter sua sobrevivência não são as mais fortes ou mais inteligentes, mas sim, aquelas que conseguem adaptar-se ao meio onde estão. No darwinismo organizacional do mundo moderno, torna-se indispensável formalizar programas e procedimentos que capacitem os gestores a atuarem de modo consciente face aos desafios que se apresentam.

Por causa disso, a gestão pública tem buscado sistemas de informações mais acurados e com ênfase na apuração de custos dos serviços prestados, pois diferentemente do setor privado não busca a vantagem competitiva. Entretanto, ainda se mostra muito aquém dos resultados já alcançados no setor privado.

A obrigatoriedade de apuração dos custos e mensuração dos resultados da Administração Pública conta com dispositivos legais como a Lei nº 4.320/64, a própria Constituição Federal de 1988, no Decreto nº 2.829/98 e a Lei de Responsabilidade Fiscal. Para realizar o planejamento e controle, Garrison e Noreen (2007, p.28) relatam que “os administradores necessitam receber informações sobre a organização e estas informações dizem respeito aos custos da organização [...] cada aplicação diferente de dados de custo requer uma classificação e uma definição distinta de custos”.

O objetivo geral deste e-book é demonstrar a necessidade de um planejamento estratégico aliado a uma gestão de custos eficiente no setor público. Apresentando como objetivos específicos: definir o conceito de planejamento estratégico e apontar métodos mais eficazes de sistemas de custo já utilizados no setor privado.

O desenvolvimento da pesquisa referente este estudo, acontece a partir da abordagem qualitativa e descritiva, que possibilita a busca, a avaliação crítica e a síntese do estado do conhecimento sobre determinado assunto. Para sua realização, utiliza-se a Metodologia do Trabalho Científico, que será realizada a partir do levantamento de referências teóricas já analisadas, e publicadas por meios escritos e eletrônicos, como literatura clássica sobre o tema, artigos científicos, páginas de web sites, e bases de dados, como PERIÓDICOS CAPES; SCIELO e BCE UNB. Os descritores utilizados para essa pesquisa foram: Planejamento estratégico, gestão e setor público.

ECONOMIA CAPITALISTA

 

Para algumas análises marxistas, “a burguesia tem no Estado, enquanto órgão de dominação de classe por excelência, o aparato privilegiado no exercício do controle social” (IAMAMOTO & CARVALHO, 1988, p. 108). Na economia capitalista, o Estado tem exercido o ‘controle social’ sobre o conjunto da sociedade em favor dos interesses da classe dominante para garantia do consenso em torno da aceitação da ordem do capital. Esse controle é realizado através da intervenção do Estado sobre os conflitos sociais imanentes da reprodução do capital, implementando políticas sociais para manter a atual ordem, difundindo a ideologia dominante e interferindo no “cotidiano da vida dos indivíduos, reforçando a internalização de normas e comportamentos legitimados socialmente” (IAMAMOTO & CARVALHO, 1988, p. 109).

sociedade civil era tratada como a condensação dos setores progressistas contra um Estado autoritário e ditatorial, tornando-se comum falar da necessidade do controle da sociedade civil sobre o Estado (COUTINHO, 2002). No período de democratização do país, em uma conjuntura de mobilização política, principalmente, na segunda metade da década de 1980, o debate sobre a participação social voltou à tona, com uma dimensão de controle de setores organizados na sociedade civil sobre o Estado. A participação social nas políticas públicas foi concebida na perspectiva do ‘controle social’ no sentido de os setores organizados da sociedade participarem desde as suas formulações – planos, programas e projetos –, acompanhamento de suas execuções até a definição da alocação de recursos para que estas atendam aos interesses da coletividade.

O objetivo de Locke é examinar o conteúdo da consciência humana e a origem das ideias, sendo sua intenção repensar as concepções tradicionais de conhecimento e responsabilidade intelectual, através do empirismo, ou seja, teoria do conhecimento pela experiência. Esse filósofo foi também o percursor do pensamento iluminista nas questões políticas. Quanto à teoria política, contribuiu para o desenvolvimento do liberalismo, na questão de Estado de direito. Locke foi uma das principais referências teóricas para os líderes das revoluções que a partir do século XVIII, transformaram a sociedade ocidental.

As transformações econômicas ocorridas na Europa Ocidental, na chamada Idade Moderna estão condicionadas à Teoria da Transição, e de forma específica que toma quanto da desestruturação do modo de produção feudal então dominante e da formação do modo de produção capitalista. As relações de produção, tanto urbanas como rurais, características do período capitalista, também encontram-se num outro lado da moeda, sua redução à estrutura do modo de produção feudal, ou seja, aceita-se que estejam ocorrendo transformações na estrutura econômica das diversas formações sociais, mas estas transformações, operam-se ainda dentro do quadro do chamado feudalismo.

 As formações sociais que constituem a Europa da transição para o capitalismo, como outras quaisquer, são antes de mais nada estruturas complexas com dominância. Com isto, existe uma distância entre a teoria abstrata de uma estrutura social, a teoria de um modo de produção determinado, e uma formação social onde este modo de produção é dominante. Uma formação social é definida precisamente por ser uma articulação completa de vários modos de produção, onde um deles é dominante. Uma das dificuldades fundamentais do desenvolvimento capitalista em sociedades que mantêm a maioria de sua população fora do âmbito, de modo que essas não se transformam nem em vendedores de sua força de trabalho nem em verdadeiros compradores de bens, é que a curto prazo, os lucros decorrentes do tipo realmente revolucionário de produção capitalista são menos atraentes que os de outro tipo, principalmente quando implicam grande investimento de capital. A política liberal do século XIX e XX, sem a intervenção do Estado, levou à disputa imperialista, à Primeira Guerra Mundial e conduziu também à crise de superprodução de 1929.

O Tratado de Westfalia em 1648 foi um marco a partir do qual o Estado Nação passou, paulatinamente, a ser uma Instituição predominantemente no cenário internacional. Inglaterra e Holanda eram naquele momento, as potências que despontavam, embora França e Espanha fossem nações poderosas. Vimos o advento e o fortalecimento do Estado moderno liberal a partir das críticas elaboradas por autores iluministas. No século XIX algumas nações levaram adiante o modelo de Estado liberal, principalmente, Inglaterra e EUA.

O Estado liberal permitiu que valores da Modernidade, tais como a Democracia, liberdade, livre mercado e empreendedorismo, se alastrassem pelo mundo. A gestão dos recursos financeiros constitui um dos principais elementos para a efetividade das ações organizacionais. Ela é um fator crítico que impacta a qualidade dos gastos e a sustentabilidade dos serviços e possui uma posição estratégica junto às demais funções básicas da administração. No caso das organizações públicas, o Estado, se consiste na pessoa jurídica soberana, constituída de um povo organizado sobre um território para atuar de maneira patrimonial na obtenção e no dispêndio de recursos financeiros, bem como na gerência dos mesmos para o funcionamento dos serviços públicos (TEIXEIRA, 2014).  

De acordo com Pereira (2003), a atividade financeira do Estado desenvolve-se em quatro áreas com os respectivos objetivos: receita pública (obter); despesa pública (despender); orçamento público (gerir); e crédito público (criar). Tal atividade deve ser pautada nos princípios da eficácia, eficiência e efetividade, portanto, é necessário que os gestores adotem padrões e instrumentos de gestão eficazes, em busca de reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços. Para isso, inovação é a palavra de ordem da gestão pública moderna, sobretudo em tempos de austeridade fiscal.

Tanto a administração pública quanto a privada precisam de parâmetros norteadores que possam indicar quais são os limites de volume de receitas e gastos dentro de suas estruturas, , quando acontecem quedas nas receitas e, na gestão pública,  que tem a obrigação de prestar contas à sociedade. Para saber desses limites existem uma série de ferramentas de análise de custos, que ajudam a sociedade a observar o comportamento destes (TORRE, 2016).

Não foi objetivo deste trabalho, desvendar as causas, mas torna-se indispensável contextualizá-lo no atual cenário de falência e esgotamento do modelo de Estado em que o país se encontra. Em razão do pacto social que se cristalizou na Constituição de 1988, os estados brasileiros, têm a maior parte dos orçamentos comprometida com folha de pagamento de ativos e inativos e despesas previamente direcionadas com saúde e educação. Essas amarras constitucionais existentes apenas no Brasil determinam um enorme gasto que não pode ser reajustado nem em função de mudanças demográficas nem de mudanças oriundas de cenários eleitorais. O resultado são estados falidos, em sua maioria. (FERRER, 2018).

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

 

A concepção de Planejamento Estratégico surgiu, originalmente, da necessidade das organizações se programarem, frente à velocidade das mudanças que ocorrem no ambiente, evitando surpresas desagradáveis. Sua aplicação se difundiu após a Segunda Guerra Mundial, sendo que, em 1966, cerca de 85% das grandes empresas privadas norte-americanas passaram a adotá-lo. Na esfera pública, o planejamento estratégico sempre foi alvo de estudos e teorizações ao longo da história brasileira, porém a ausência de competitividade nos monopólios estatais e de outras formas de se mensurar desempenho, a percepção e o senso de utilidade de adoção da técnica, como usualmente aplicado em ambientes competitivos, são diferentes, visando a excelência na prestação dos serviços ao invés das vantagens competitivas. (SILVA; GONÇALVES, 2011)

A parte introdutória do plano estratégico 2009-2013 do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Norte (2013) evidencia isso ao relatar que:

 

Percebendo a mudança de atitude dos cidadãos, que exigem cada vez mais resultados das instituições públicas, os Tribunais de Contas no Brasil procuram responder às novas necessidades através de uma reestruturação na forma de gerenciar a organização, buscando garantir a eficiência administrativa e a efetividade das ações de controle. (TCU, 2013).

 

Almeida (2006) relembra várias tentativas de planejamento ao longo da história, a saber: Plano Quinquenal de Obras e Reaparelhamento da Defesa Nacional – 1942, Plano Salte – 1946/1950, Plano de Metas de Juscelino Kubitschek – 1956/1960, Plano Trienal de Desenvolvimento Econômico e Social – 1962, Plano de Ação Econômica do Governo – 1964, Plano Decenal de Desenvolvimento Econômico e Social – 1966, I e II Planos Nacional de Desenvolvimento – 1972 e 1974.  

Neste mesmo sentido, a Carta Magna evidenciou a integração das ferramentas de planejamento no setor público: o Plano Plurianual – PPA: que visa estabelecer, de forma regionalizada as diretrizes, objetivos e metas da administração pública federal para as despesas de capital e outras decorrentes e para as relativas aos programas de duração continuada; a Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO: que tem como funções estabelecer as metas e prioridades da administração pública federal para o exercício financeiro, orientar a elaboração da Lei Orçamentária Anual, alterar a legislação tributária e estabelecer a política de aplicação das agências financeiras oficiais de fomento e, a Lei Orçamentária Anual – LOA: que discriminará os recursos financeiros para se atingir as metas e prioridades estabelecidas pela LDO em relação aos orçamentos fiscal, de investimento e da seguridade social.

Torre (2016) explica que um sistema de custos disponibiliza informações que subsidiam a elaboração do PPA, da LDO, e para a LOA. O monitoramento dos custos reais incorridos quando da execução do planejamento fornece informações que podem servir de comparação com as metas fixadas no plano inicial, o que propicia a o devido controle e a avaliação. Com essas informações e comparações em mãos, também é possível realizar auditorias de gestão, medir a sua eficiência gerencial, tendo em vista que os padrões de desempenho foram disponibilizados no planejamento.

Outra utilização da informação de custos no planejamento público, descrita por Torres (2016) é o embasamento para estudos de viabilidade econômica de investimentos ou realização de parcerias pelas entidades públicas. Pois a informação precisa dos custos dos serviços prestados e torna  possível realizar a projeção para o futuro, permitindo gestores decidir de forma eficaz sobre a viabilidade ou não de novos investimentos.

Contudo, em suas pesquisas sobre o assunto, Giacobbo (1997) aponta alguns aspectos que fazem com que o desenvolvimento e implementação do Planejamento Estratégico, seja bastante arduo e complexo, na gestão pública brasileira. Entre eles estão a descontinuidade dos projetos em andamento gerada pela troca administrativa dos órgãos públicos, a burocracia, a impessoalidade nas relações, modelo de gestão centralizado, dificuldade de demissão, resistência a mudanças, lentidão no processo decisório, etc. Como enfatiza Torres (2016), “é mais cômodo para os parlamentares saber apenas onde o dinheiro é empregado, e prestar contas do valor gasto com salários, com viagens e combustível do que de qualidade e do resultado econômico dos serviços prestados.”

Observa-se que a principal função do setor público é a prestação de serviços, por isso a aplicação de um sistema de custos teria a finalidade principal de aferição de validade dos serviços prestados pelo Estado e a validade na gestão desses serviços.

CUSTEIO BASEADO NA ATIVIDADE – ACTIVITY BASED COSTING (ABC)

 

O ABC surgiu em decorrência de os sistemas tradicionais não atenderem mais, com qualidade, as necessidades de empresas que evoluíram em relação às suas práticas. Ching (1995, p. 41) que o define como “um método de rastrear os custos de um negócio ou departamento para as atividades realizadas e de verificar como estas atividades estão relacionadas para a geração de receitas e consumos dos recursos”. Isso elimina a prática de alocações subjetivas de custos, com mais rastreamento e menos alocações subjetivas. 

Segundo Mauss e Souza (2008) no caso do serviço público, se dispor de um mix diversificado de serviços e atividades e possuir uma estrutura de custos composta basicamente por custos indiretos, “Brasil (2004), Martins (2003), Duarte (2003), Slomski (2003 e 2005), Nunes (1995) e BNDES (2000) consideram que o serviço público necessita utilizar-se do ABC para poder direcionar os custos indiretos nas atividades e serviços prestados pela entidade pública.” (MAUSS; SOUZA, 2008, p. 55).

Segundo Cadore (2008), o custeio baseado em atividades parte da premissa de que as diversas atividades desenvolvidas pela empresa geram custos e de que os diversos produtos consomem/utilizam essas atividades. Sendo assim, quando na ocorrência de capacidade ociosa, estes custos não podem ser agregados aos produtos, pois não produzem valor agregado ao consumidor final dos serviços ou produtos. No setor privado, todas as atividades possuem a necessidade de produzir lucros, já no setor público, essa premissa não corresponde a uma verdade. Em qualquer um dos setores todas as atividades deveriam agregar valor, porém, existem atividades como retrabalhos, correções, inspeções e estocagem, que por falhas gerenciais acabam ocorrendo sem que haja valor agregado, e muitas vezes gerando até despesas à empresa.

Para Ferrer (2018), o ABC possibilita a análise de custos a partir de duas óticas: uma visão econômica de custeio e uma visão de aperfeiçoamento de processos. A atribuição de custos às atividades é feita de forma criteriosa, de acordo com as seguintes prioridades:

Alocação direta: feita quando há uma identificação direta e objetiva de itens de custo em certas atividades;

Rastreamento: é a alocação feita com base na identificação da relação causa-efeito entre a ocorrência da atividade e a geração de custos. Isso se expressa por meio de direcionadores de custos e recursos (numero de empregados, área ocupada, hora-pessoa, etc.)

Rateio: é realizado quando não há possibilidade de utilizar nem a alocação direta nem rastreamento.

As principais variáveis dentro do método ABC são: os produtos ou serviços analisados, as atividades ou etapas do processo e os direcionadores de custo. Sobre eles, assinala Martins (2003, p.96): “Direcionador de custos é o fator que determina a ocorrência de uma atividade. Como as atividades exigem recursos para serem realizadas, deduz-se que o direcionador é a verdadeira causa dos custos.” Esses direcionadores podem ser classificados como: direcionadores de recursos que são os eventos que permitem identificar como uma atividade consome determinado recurso e;  e direcionadores de atividades que orientam a forma como os produtos consomem as atividades.

Sendo assim, afirma Ferrer (2018), é necessário avaliar os custos e classificá-los em duas categorias: custos de atividades do Estado e custos de atividades da sociedade. Os dois compõem o custo social (custo total).

Em suma, os procedimentos metodológicos para implantar a metodologia ABC para mensurar os custos dos serviços públicos são:

1. Mapear antes de mais nada, as diferentes etapas de uma atividade, considerando as subatividades que a compõem. Devem ser detalhadas a forma de classificação das atividades e os procedimentos para calcular as horas/pessoal utilizadas (principal variável de cálculo);

2.  Selecionar as variáveis relevantes e não relevantes, ou seja, aquelas que adicionam ou não valor à atividade;

3.  Classificar as fontes de dados de cada variável; se são relatórios oficiais ou terão que derivar de pesquisa empírica;

4.  Escolher a metodologia de atribuição de custos adequada para cada variável cujos dados sejam insuficientes;

5.  Explicar a escolha dos direcionadores de recursos, assim como devem ser computados os recursos materiais utilizados para obter o custo unitário de cada direcionador em determinado período de tempo. (FERRER, 2018, p.13)

 

ACTVITY BASED MANAGEMENT (ABM)

 

Autores consideram o gerenciamento baseado na atividade (ABM) como sendo resultante da aplicação prática do ABC, pois utiliza informações geradas por ele para gerenciar as atividades de uma organização.  Segundo Moura; Cheibub e Neto (2005, p.11) “gerenciar atividades é entender e administrar o equilíbrio adequado entre os recursos disponíveis e os demandados pelas atividades.”, e é de suma importância compreender o que causa esta demanda (direcionadores).

Segundo Cadore (2008) para implantar o ABM é necessário conhecer bem as operações da organização, para que possa haver uma interação eficiente entre os processos de custeio, e que haja compreensão pelos demais setores envolvidos quanto à importância, das mudanças a serem implementadas no longo prazo e para que ocorra a diminuição da resistência cultural comum a todo processo de mudança.

O método ABM proporciona entendimento fundamental da base de custo de cada produto/serviço. Também busca a identificação das questões realmente importantes e o que deve ser feito, propicia melhor qualidade na tomada de decisões e, consequentemente, maior vantagem econômica, tendo em vista que gera a redução dos custos desnecessários, reengenharia de processos,  racionalização de linhas de produtos/serviços, análise da rentabilidade para clientes e custeio de fornecedores (CADORE, 2008).

A utilização, em conjunto, da metodologia ABC/ABM, se mostra muito eficiente, pois identifica as atividades que cada produto/serviço necessita, assim como, os recursos necessários para a sua elaboração, em individual, fazendo uma melhor utilização a utilização dos recursos disponíveis.

“O ABC/ABM permitem que, em vez de cortar custos aleatória ou indiscriminadamente, o faça de maneira correta e eficiente, atuando sobre os fatores que ocasionam os custos.” (MOURA; CHEIBUB E NETO, 2005, p.11)

Portanto, o objetivo do ABM é gerar informações sobre o consumo de recursos em uma organização, fornecendo subsídios para a tomada de decisões acertadas, através da seleção das informações por meio de sistema que proporcione visão sistêmica e interligada dos processos, e não de forma independente.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

À luz de tudo o que foi exposto na pesquisa, nota-se a necessidade da implantação de um sistema de custeio para que a Administração Pública possa entregar um serviço de qualidade à população e a melhor utilização dos recursos públicos.

A importância de um sistema de custeio é proporcional a complexidade de sua estrutura, pois em estruturas mais complexas, maior o nível de problemas e ineficiências. Sabe-se que o Brasil possui um dos maiores arcabouços legais do mundo, os gestores a um complexo sistema. Essa complexidade tem gerado obstáculos burocráticos que podem e devem ser superados por sistemas de custeio mais eficientes que os utilizados atualmente.

As normas de gestão exigidas em lei e os recursos escassos do setor público geram limitações de ação nas entidades públicas, porém, isso torna ainda mais importante planejar e procurar prioridades. A partir dessa reflexão, surge a necessidade de um planejamento estratégico em função à realidade da gestão pública, um modelo de gestão baseado no resultado econômico que ajude o gestor público a atingir os objetivos estabelecidos.

Um dos eixos para atingir resultados econômicos positivos nas entidades públicas começa na avaliação de desempenho, que deve ser focada na eficiência econômica das atividades públicas e função às normas de custos e execução de orçamento exigido em lei.

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Comentários

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